Las reglas de uso de la plataforma Cognita.

• Titular: Michael Enrique Avila Moreno (persona natural)
• RUC: 0953491602001
• Domicilio: Guayaquil, Ecuador
• Correo de contacto: administracion@cognitaec.com
• Sitio web: www.cognitaec.com

Cognita es una plataforma de software como servicio (SaaS) de facturación electrónica para Ecuador. El servicio permite a sus usuarios:

• Generar, firmar digitalmente y transmitir comprobantes electrónicos al Servicio de Rentas Internas (SRI).
• Emitir facturas, notas de crédito, notas de débito, retenciones, guías de remisión y liquidaciones de compra.
• Generar el RIDE (Representación Impresa del Documento Electrónico) en formato PDF.
• Consultar el estado de autorización de comprobantes ante el SRI.
• Almacenar y gestionar documentos electrónicos firmados y autorizados.

El acceso y uso de la plataforma Cognita implica la aceptación expresa, plena y sin reservas de los presentes Términos de Servicio. Si usted no está de acuerdo con alguna de las condiciones establecidas, deberá abstenerse de utilizar el servicio.

Al registrarse en la plataforma, el usuario declara haber leído, comprendido y aceptado estos términos en su totalidad, otorgando su consentimiento expreso conforme a lo dispuesto en la legislación ecuatoriana aplicable.

Para utilizar Cognita, el usuario debe crear una cuenta proporcionando información verídica, completa y actualizada. El usuario declara que:

• Es mayor de 18 años de edad.
• Los datos proporcionados (nombre, RUC, correo electrónico, etc.) son verdaderos y corresponden a su identidad o a la entidad que representa.
• Tiene capacidad legal para aceptar estos términos y obligarse conforme a ellos.

El usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso (usuario y contraseña). Cualquier actividad realizada bajo su cuenta se considerará realizada por el usuario. En caso de detectar uso no autorizado, deberá notificar inmediatamente a administracion@cognitaec.com.

Cognita ofrece distintos planes de suscripción cuyas características y precios están publicados en la sección de precios de nuestra página web. Cognita se reserva el derecho de modificar los precios de sus planes, notificando a los usuarios con al menos 30 días de anticipación mediante correo electrónico.

Las modificaciones de precio no afectarán al ciclo de facturación en curso al momento de la notificación.

Los pagos se realizan de forma recurrente según el ciclo de facturación seleccionado (mensual o anual). Los métodos de pago aceptados incluyen tarjeta de crédito y débito a través de PayPhone u otros procesadores habilitados.

Todos los precios publicados incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA) del 15%, el cual se detalla en el comprobante de pago emitido por Cognita.

En caso de fallo en el cobro, Cognita intentará realizar el cobro nuevamente. Si el pago no se completa dentro de los plazos establecidos, el acceso al servicio podrá ser suspendido hasta regularizar la deuda.

El usuario puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la configuración de su cuenta. Al cancelar:

• El acceso al servicio se mantendrá hasta el final del ciclo de facturación ya pagado.
• No se realizarán cobros adicionales tras la cancelación.
• Si la cancelación se solicita dentro de los primeros 7 días desde la contratación de un plan de pago, el usuario podrá solicitar un reembolso proporcional al tiempo no utilizado.

Para solicitar un reembolso, el usuario deberá contactar a administracion@cognitaec.com dentro del plazo indicado.

El usuario se compromete a:

• Proporcionar datos fiscales verídicos y actualizados (RUC, cédula, nombre o razón social, dirección fiscal).
• Custodiar sus credenciales de acceso y no compartirlas con terceros no autorizados.
• Utilizar la plataforma exclusivamente para fines lícitos y conforme a la normativa tributaria ecuatoriana.
• No intentar acceder a datos de otros usuarios ni interferir con el funcionamiento del servicio.
• Mantener vigente y en buen estado su certificado de firma electrónica (.P12).

Para la firma electrónica de comprobantes, el usuario debe proporcionar su certificado digital (.P12) emitido por una entidad de certificación autorizada en Ecuador. En relación con los certificados:

• Cognita almacena los certificados digitales de forma encriptada utilizando el algoritmo AES-256-GCM, considerado estándar de seguridad de grado militar.
• El certificado es utilizado únicamente para el proceso de firma digital de comprobantes electrónicos dentro de la plataforma.
• Cognita no accede al contenido del certificado fuera del proceso automatizado de firma.
• El usuario es responsable de obtener, renovar y mantener vigente su certificado de firma electrónica.
• El usuario puede eliminar su certificado de la plataforma en cualquier momento.

Cognita se esfuerza por mantener una disponibilidad del servicio del 99.9% (best effort). No obstante, Cognita no garantiza la disponibilidad ininterrumpida del servicio, especialmente en los siguientes casos:

• Mantenimientos programados, los cuales serán notificados con anticipación.
• Caídas, interrupciones o lentitud en los servicios web del SRI, sobre los cuales Cognita no tiene control.
• Eventos de fuerza mayor o caso fortuito.

Cognita cuenta con mecanismos de reintento automático para el envío de comprobantes al SRI. En caso de indisponibilidad del SRI, los comprobantes se encolan y se envían automáticamente cuando el servicio se restablece.

En cumplimiento del Código Tributario de Ecuador, Cognita conserva los siguientes registros por un período mínimo de 7 años:

• Archivos XML firmados electrónicamente.
• RIDE (Representación Impresa del Documento Electrónico) en formato PDF.
• Registros de autorización emitidos por el SRI (número de autorización, fecha y hora).
• Claves de acceso de 49 dígitos de cada comprobante.

El usuario puede descargar y exportar sus documentos en cualquier momento durante la vigencia de su cuenta.

El software, la marca, el diseño, el código fuente y todos los elementos que componen la plataforma Cognita son propiedad exclusiva de Michael Enrique Avila Moreno y están protegidos por las leyes de propiedad intelectual aplicables.

Los datos generados por el usuario (comprobantes, información fiscal, registros contables) son y seguirán siendo propiedad del usuario. Cognita no adquiere derecho alguno sobre dichos datos más allá de lo necesario para la prestación del servicio.

Cognita trata los datos personales de sus usuarios conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) de Ecuador. Para conocer en detalle cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos sus datos personales, consulte nuestra Política de Privacidad.

Cognita opera bajo un modelo de multi-tenancy en el que cada cuenta de usuario está completamente aislada. Esto significa que:

• Cada cuenta solo puede acceder a sus propios datos, identificados por su RUC emisor.
• No es posible que un usuario acceda, visualice o modifique datos pertenecientes a otra cuenta.
• El aislamiento se aplica a nivel de base de datos, API y lógica de negocio.

Conforme al Art. 14 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos de Ecuador (Ley 67), los comprobantes electrónicos emitidos a través de Cognita y autorizados por el SRI tienen la misma validez jurídica que los documentos físicos.

La firma electrónica aplicada mediante certificados digitales reconocidos otorga autenticidad, integridad y no repudio a los documentos generados.

En cumplimiento del Art. 44 de la Ley de Comercio Electrónico, informamos sobre las medidas de seguridad implementadas en la plataforma:

• Cifrado en tránsito: Todas las comunicaciones entre el navegador del usuario y nuestros servidores se realizan mediante protocolo TLS (HTTPS).
• Cifrado de certificados: Los archivos P12 se almacenan encriptados con algoritmo AES-256-GCM.
• Autenticación: El sistema utiliza tokens JWT firmados con algoritmo RSA256 con pares de claves asimétricas.
• Protección contra acceso no autorizado: Bloqueo automático de cuenta tras 5 intentos fallidos de inicio de sesión.
• Hashing de contraseñas: Las contraseñas se almacenan utilizando el algoritmo BCrypt, un estándar de la industria.
• Aislamiento de datos: Arquitectura multi-tenant con segregación lógica por RUC emisor.

Cognita no será responsable por daños o perjuicios derivados de:

• Datos fiscales incorrectos, incompletos o desactualizados proporcionados por el usuario.
• Indisponibilidad, errores o demoras en los servicios web del SRI.
• Uso indebido de las credenciales de acceso por parte del usuario o terceros.
• Certificados digitales vencidos, revocados o inválidos proporcionados por el usuario.
• Interrupciones del servicio causadas por eventos de fuerza mayor o caso fortuito.
• Decisiones fiscales o tributarias tomadas por el usuario con base en la información generada por la plataforma.

En todo caso, la responsabilidad máxima de Cognita se limitará al monto pagado por el usuario en los últimos 12 meses de servicio.

Cognita podrá suspender o terminar el acceso de un usuario en los siguientes casos:

• Falta de pago de la suscripción, tras un período de gracia razonable.
• Uso indebido de la plataforma, incluyendo actividades fraudulentas o ilegales.
• Violación de cualquiera de los presentes términos.
• Solicitud de autoridades competentes conforme a la ley ecuatoriana.

En caso de suspensión o terminación, Cognita notificará al usuario con al menos 15 días de anticipación (salvo en casos de urgencia por actividad fraudulenta o ilegal), indicando las razones y proporcionando la oportunidad de descargar sus datos antes de la terminación efectiva.

Cognita se reserva el derecho de modificar los presentes Términos de Servicio. Cualquier modificación será notificada a los usuarios con al menos 30 días de anticipación mediante correo electrónico y publicación en el sitio web.

El uso continuado del servicio después de la fecha efectiva de los cambios constituirá la aceptación de los nuevos términos. Si el usuario no está de acuerdo con las modificaciones, tendrá derecho a cancelar su cuenta y desvincularse del servicio sin penalidad alguna antes de que los cambios entren en vigor.

Los presentes Términos de Servicio se rigen por las leyes de la República del Ecuador. En particular, son aplicables:

• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).
• Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos (Ley 67).
• Ley Orgánica de Defensa del Consumidor.
• Código Tributario.
• Normativa del Servicio de Rentas Internas (SRI).

Para cualquier controversia derivada de estos términos, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces y tribunales de la ciudad de Guayaquil, Ecuador.

En caso de controversias relacionadas con estos términos, las partes se comprometen a seguir el siguiente procedimiento:

1. Negociación directa: Las partes intentarán resolver la controversia de buena fe mediante comunicación directa en un plazo de 15 días hábiles.
2. Mediación: Si la negociación directa no resulta, las partes podrán acudir a un centro de mediación autorizado en Guayaquil, Ecuador.
3. Arbitraje o vía judicial: Si la mediación no prospera, las partes podrán someter la controversia a arbitraje administrado por un centro de arbitraje de Guayaquil o acudir a la vía judicial ordinaria, a elección del demandante.

Los presentes Términos de Servicio entran en vigor a partir de su publicación en el sitio web de Cognita y permanecen vigentes mientras el usuario utilice la plataforma.

Última actualización: abril 2026